スプレッドシートでタスク管理

今回も以前

スプレッドシートでタスク管理

で紹介した内容の焼き直し。

以前の記事は文ばかりで不親切だったり、管理方法を色々と模索して大分変わっていたりするので、その他のGoogleツールも交えて普段のタスク管理方法をまとめておきます。

あ。結構長いです。
なるべく章立てしてますので、暇なときとか、分けてちびちび読んでください。

1.ドキュメント

前回の焼き直し。
大本のネタはまんまJoel on Software
です。

前回書いた内容は、Joel on Softwareに載っていた内容を若干自分なりに変えて仕事で使っていた例を書いたのですが、現在は仕事外でも私生活内の様々なタスクの把握と管理に用いています。
また、文と効用ばかりであまり具体的なところが少なかった気がするので、今回は実例をメインに。

基本的にスプレッドシートを用いるところは変わりません。Googleドキュメントのスプレッドシートを使っています。

a.ファイルの生成及びシート分け

ファイルの生成

ファイルは今週使うものの名前を「TaskList」にし、週の更新時に名前を「2009.06.3_TaskList」のような形(2009年6月第3週といった感じ)で変更したのち、新しい「TaskList」を作ります。
どんどん過去のタスクリストを溜めていくことで、これだけ続けてきたという自己満足感を満たすと共に、後々見返すことで反省したり、このタスクにはこのくらい時間がかかったというように参考にしたりできると思います(まだあんまり溜まってないですが…)。

シート分け

1つのシートには1日のタスクを書き連ねるので、各曜日でシート7枚、さらにどこかに充てたいタスクリストを作成するため、計8枚のシートを作ります。

ファイルの更新

各週のファイルは、前の週の金曜日に作ります。

まず、金曜の夜に来週のタスクリストを生成(テンプレートのようなものを作ってコピーするか、今週のものをコピー)し、開きます。

次に、今週の月～金曜(及び未充て)のタスクリストを見返して残ったタスクを確認、重要度や所要時間などを考慮して土日に充て、残ったものを次の週の未充てタスクに切り貼りしていきます。後にも書きますが、見積時間とかは適当です。

最後に、来週のスケジュールを見ながら未充てタスクとスケジュールをまとめて各曜日のタスクリストにごりごりと割り当てていきます。

自己流のテンプレートを作成するのは若干時間がかかりますが、人それぞれ決まったタスクというのは固定化されていると思うので、ある程度確定すれば各週の更新時間は1時間かからないと思います。

b.行列の分け方及び記入内容

ぱっと見でわかると思いますが、大した分け方はしていません。

まず列の説明をすると、

• プロジェクト…グループ分け
• タスク…大まかな目的、やることなど
• 詳細…具体的にやることを出来るだけ詳細に。コーディングの場合、「データ取得用メソッドを実装する」とか、「取得したデータをソートするアルゴリズムの作成」とか
• 時間
• 見積時間…最初に予測する所要時間。思いつきレベルで時間をかけずにぱっと決めます。最初に決めたらここは以後手をつけません
• 修正時間…見積時間を決めた時点で見積時間をコピペしておき、実際にタスクをこなすうちに見積に差が出てきた場合、こちらを逐次修正します
• 経過時間…実際にそのタスクにかけてきた実時間を記録します。最終的に修正時間と経過時間が等しくなれば、タスクが完了したことになります
• 残り時間…修正時間－経過時間。後どの位かける予定なのかが自動的に計算されます。また、条件をつけて文字の色を分けています
• 0と等しい：青…終わったっぽく。青ければ完遂済みのタスクです
• 0より大きい：赤…未完タスク。やれ！という意思表示をこめて。また、結局時間が足らず残ってしまっているタスクを後から見直すときに目立ちます
• 見積差分…修正時間－見積時間。最初に見積もった勘と実際にかかった(かかりそうな)時間の差分が自動的に計算されます。こちらも色分けしています
• 0と等しい：紺…見事に予想通り。素晴らしい
• 0より大きい：暗赤…見積もりより超過してしまった。次からはもう少し余裕を持とう
• 0より小さい：暗緑…見積もりより短く済んだ。厳しく行けば他のタスクも入れられたはず
• 備考…メモなど

といった感じです。
時間は1時間単位で書いています。細かくても15分単位の0.25レベルの細かさにしか分けず、できるだけ感覚で予想できるようにします。
また、条件による色分けをすると、一目で今の状態を確認できたり、自分の見積もりの傾向が短く設定する傾向があるのか、長めに設定する傾向があるのかというのがなんとなく色合いで分かります。

次に列は、大まかに

• 列の説明
• 各タスク
• 総計…各時間の総計
• 余暇…24－総計

といった感じです。
余暇(いい名づけが思い浮かばなかった…)を置いておくと、「その日の自由な時間がどの位残っているのか」や、「うっかり48時間分タスクを詰め込んでいた」とかいったことが少なくなる気がします。

c.その他全体の管理

こういった感じにタスクリスト、シートを作成し、管理していきます。
最初にテンプレートを作成するのは結構時間がかかりますが、それ以降は基本的に前週のタスク＋追加タスクをひたすらコピペしながら数字を記入するだけなのでそれほど時間はかからないように思います。
また、ある程度の時間管理を行うことで、「今週はこれとこれとこれとこれもあれもやりたいから頑張ろう。」みたいな曖昧なことを考えて結局どれも中途半端に終わってしまうみたいなことが少なくなります。
更にはあらゆるタスクの見積もりを常に続けることで、私生活や仕事上の様々な時間の把握が上手くなっていく(といいなぁ)と思います。

2.Gmail

基本的にタスク管理のメインは1のスプレッドシートですが、それを補佐する意味で使うツールがGmailです。
ドキュメント使っていればまずGmailのアカウントも持っていると思います。

結構便利なのにあまり知られていない(ついこの間まで自分も知らんでしたが)ですが、Gmailには「エイリアス」という機能があります。

どういう機能かというと、たとえば自分のGmailアドレスが

• hogehoge@gmail.com

だった場合、送信先を

• hogehoge+fugafuga@gmail.com

として送信しても届きます。

ちょー便利ですね！

…。

何が便利か。というと、つまり一つのアカウントを持っているだけで無限にメールアドレスを作り、一つのGmailインターフェースで管理できるということです。
まぁ、自分も何がどうどれだけ素晴らしすぎるのかというのはまだそれほど実感できてないのですが、具体的には、色々なサイトにメールアドレスを登録する際 に、各サイトのドメイン名を+の後につけて、いらなくなったらそのアドレスはすべてゴミ箱に直行するフィルタをかける。といったことが出来たり、まとめて タグをつける。といったことが出来ます。

で、これをどうタスク管理に使うのかといえば単純な話で、あらかじめ

• hogehoge+task@gmail.com

宛てのメールにフィルタ

• タグ「Task」を付ける
• スターを付ける
• (迷惑メールにしない)

を設定しておき、出先やらトイレに居る時やらどんな時でもいいですが「あ、これやっとこう」「あ、これ実装しよう」「あ、京都に行こう」とか思ったら携帯から

• 送信先：hogehoge+task@gmail.com
• 件名：旅行計画
• 本文：京都行きの旅行計画を立てる

なんて感じのメールをとりあえず送ります。
と、自動的にGmailがタグとスターをつけて目立つようにしておいてくれるので、どこかのPCの前に座ったら自分のGoogleアカウントを開き、タス クに分類されたメールの内容を今週のタスクリストの未充てタスクにコピペ。見積もり時間等適当に予想し、時間があれば更に今週の予定のどこか空いている場 所にコピペ、時間が無ければとりあえずその場はそのまま放置して時間のあるときに改めて充て直す。のようなフローを作ることが出来ます。

この準備をしておくと、思いつきのアイディアや考えが消える前にメモ感覚で記録しておけるようになるため、色々と忘れたり貴重な考えを霧散させたりしなくて済むようになり、もどかしさが解消されたりされなかったりします。

3.カレンダー

ここからの内容はTIME HACKS!
に載っている内容を大分もらっています。
他にも色々と時間活用のアイディアが載っているので興味のある人は読んでみてください。

最後にカレンダー。
ここではタスクリストに載っているタスクのうち、不可避だったり動かせなかったりするものを視覚的に把握するためにタスクの種類ごとに色分けしてごりごり登録していきます。

まぁ百聞は一見に如かずともいうので、実際自分が使っているのはこんな感じ。

大分私生活の場所が特定されちゃうのでモザイクばかりですみません…

こんな感じで大まかなタスクを色分けして登録していきます。
ちょっと見難いかもしれませんが、紫は移動時間です。

特殊なのは、「暇な時間」も色分け(灰色)して塗りつぶしていること。
これは完全にTimeHacks!の受け売りですが、これにより視覚的に「どの位自分のためにまたは細々したタスクを充てるために使える時間があるのか」、ということが把握できます。

一応タスクリストでも総計や余暇の行で数字的に把握は出来るのですが、こちらではなんとなく見た目の広さ、大きさで把握するので大まかなイメージが掴み易い気がします。

このスケジュールの「暇」時間を埋めるのはタスクリストと同様毎週金曜日です。
来週の予定を把握しつつ、タスクリストの未充てタスクにスケジュール上の大きなタスクを記入すると共に大きく空いている時間帯をまるっと暇色に塗りつぶします。

日々のスケジュール自体は日々必要な時に埋めてあるはずなので、こちらの作業は数分で完了できると思います。
ま た、グーグルのカレンダーは週表示、月表示が切り替えられたり、表示するスケジュールをカレンダー(色分け)ごとに切り替えられたりするため、毎週プリン トアウトしてスケジュール帳にはっておいたりすればスケジュール記入や更新が一括管理できて楽ができたり、共有機能を使って複数人のスケジュールをまとめ て管理できたりし、結構便利です。

先ほどのGmailのエイリアス機能を使って、タスクだけでなくスケジュールメモも送信するようにしておいても良いと思います。

4.まとめ

以上。自分が今現在も実践しているタスク管理、スケジュール管理フローを紹介してみました。

各方法の原本は色々な本によっており、完全な オリジナルではないですが、Googleツールにまとめて一括して使うようにすることで、iGoogleのガジェットに表示させてホームページ設定などし ておけば、「ブラウザ開けばとりあえずすべて把握できる。」とか、「携帯でGmailやカレンダーを開けば現在のタスクや今日のスケジュールがぱっと把握 できる」等、細かいところでストレスが軽減されたり、余計な手間が省かれたりします。

まだまだ色々な便利機能を把握しきれて居なかったり、各ツールの使い方が洗練されてなかったりすると思うのでこれからも改善予定ですが、何かアイディアや意見などあったらコメントやメールに送ってもらえると非常に助かります。

また何か進化したり思いついたりした場合、逐次報告します。

ここまで読んで頂いた方、長文読んでいただき有難うございましたm()m